Πώς να οργανώσετε ένα εταιρικό σεμινάριο

Ένα επιτυχημένο εταιρικό σεμινάριο δεν οργανώνεται αυθόρμητα. Από τον καθορισμό των στόχων, τον προϋπολογισμό, την επιλογή της ημερομηνίας και του χώρου, το πρόγραμμα και τη διοργάνωση, οι αποφάσεις ακολουθούν η μία την άλλη με συγκεκριμένη σειρά, και η κάθε μία καθορίζει την επόμενη. Διοργανώνουμε εταιρικά σεμινάρια στην Κέρκυρα: αυτή είναι η μέθοδος που ακολουθούμε, βήμα προς βήμα, είτε το σεμινάριό σας πραγματοποιείται δύο ώρες μακριά από τα γραφεία σας είτε στην άλλη άκρη της Μεσογείου.

Βήμα 1: καθορισμός των στόχων του σεμιναρίου

Όλα ξεκινούν από εκεί. Ένα σεμινάριο χωρίς σαφή στόχο γίνεται μια ευχάριστη παρένθεση χωρίς όμως αποτέλεσμα· ένα καλά δομημένο σεμινάριο γίνεται ένα εργαλείο διαχείρισης. Πριν αναζητήσετε χώρο ή ημερομηνία, θέστε στον εαυτό σας μια απλή ερώτηση: τι πρέπει να συμβεί, στην ομάδα ή στην επιχείρηση, χάρη σε αυτό το σεμινάριο;

Περιοριστείτε σε τρεις έως πέντε στόχους, διατυπωμένους με ακρίβεια και με τρόπο που να επιτρέπει τη μέτρησή τους, και αντιστοιχίστε σε κάθε έναν από αυτούς έναν δείκτη που θα παρακολουθήσετε τις επόμενες εβδομάδες. Αυτοί οι στόχοι θα καθοδηγήσουν όλες τις επόμενες αποφάσεις, από τη μορφή μέχρι την επιλογή των δραστηριοτήτων, καθώς κάθε στόχος απαιτεί διαφορετική μορφή.

Για ένα σεμινάριο ομαδικής σύσφιξης, ο κατάλογός μας με δραστηριότητες στην Κέρκυρα δίνει μια συγκεκριμένη εικόνα για τις πιθανές μορφές.

Βήμα 2: κατάρτιση του προϋπολογισμού

Σκεφτείτε με βάση το κόστος ανά συμμετέχοντα: αυτή είναι η μονάδα μέτρησης που σας επιτρέπει να συγκρίνετε τις επιλογές και να τις υποστηρίξετε εσωτερικά. Στη συνέχεια, καταγράψτε κάθε κατηγορία δαπανών: μεταφορά, διαμονή, χώροι εργασίας, εστίαση, δραστηριότητες, ενδεχόμενοι ομιλητές και μετακινήσεις στον τόπο της εκδήλωσης.

Προσθέστε ένα περιθώριο 10 έως 15 % για να καλύψετε απρόβλεπτα γεγονότα: επιπλέον συμμετέχοντες, τεχνικές ανάγκες της τελευταίας στιγμής, προσαρμογές στο πρόγραμμα. Στη συνέχεια, ζητήστε αρκετές λεπτομερείς προσφορές και συγκρίνετε με ακρίβεια τι περιλαμβάνει η καθεμία: ένα πακέτο «όλα συμπεριλαμβάνονται» μπορεί μερικές φορές να φαίνεται πιο ακριβό στη θεωρία, αλλά αποτρέπει τις δυσάρεστες εκπλήξεις.

Un devis bien construit détaille chaque prestation : la base de participants et la répartition des chambres, les repas et boissons inclus, ce qui est privatisé, les transferts, l'accompagnement sur place et les options chiffrées à part. Regardez aussi ce qu'il ne comprend pas : les vols, les extras, l'assurance.

Avant de signer, lisez l'échéancier et les conditions d'annulation. Une réservation n'est en général ferme qu'au versement de l'acompte, et le solde se règle avant l'arrivée. D'ici là, disponibilités et prix peuvent évoluer ; pour un groupe, l'hôtel peut aussi revoir son tarif si le nombre de chambres change. En cas d'annulation, la part due augmente à mesure que la date approche, jusqu'à la totalité du séjour, et les conditions propres à chaque prestataire s'appliquent souvent en premier. Vérifiez enfin la durée de validité du devis et ce que couvre l'assurance de chaque participant.

Όταν πρόκειται για ένα σεμινάριο στο εξωτερικό, η δομή αλλάζει. Οι αεροπορικές μετακινήσεις αποτελούν σημαντικό κόστος, αλλά άλλες δαπάνες μπορεί να αποδειχθούν πιο συμφέρουσες από ό,τι στη Γαλλία, ανάλογα με τον προορισμό και την εποχή. Στην εκτός σεζόν περίοδο, για παράδειγμα, υπάρχει μεγαλύτερη διαθεσιμότητα σε καταλύματα και παρόχους υπηρεσιών: αυτό είναι και το πλεονέκτημα της Κέρκυρας τον Οκτώβριο.

Pour obtenir des devis comparables d'un prestataire à l'autre, transmettez les mêmes informations à chacun :

Βήμα 3: Επιλογή ημερομηνίας και πρόβλεψη των προθεσμιών

La date conditionne le taux de participation. Évitez les vacances scolaires, les ponts et les périodes de forte charge de travail, et vérifiez la disponibilité des personnes clés avant tout le reste. Pour un séminaire d'une journée, le milieu de semaine est généralement préférable ; pour un séminaire de plusieurs jours, un départ en milieu de semaine est un format courant : du mercredi au vendredi, ou du jeudi au dimanche quand le séjour déborde sur le week-end.

Όσον αφορά τους χρόνους, υπολογίστε τουλάχιστον δύο έως τρεις μήνες προετοιμασίας για ένα σεμινάριο στη Γαλλία, και περισσότερο για ένα σεμινάριο στο εξωτερικό, όπου οι πτήσεις και η ομαδική διαμονή πρέπει να κλείνονται νωρίς. Όσο νωρίτερα προγραμματίσετε, τόσο περισσότερες επιλογές θα έχετε όσον αφορά τους χώρους και τις ημερομηνίες.

Pour un séminaire à l'étranger vient ensuite la question du nombre de nuits. Voici ce que change une nuit de plus, d'après les programmes que nous construisons :

Βήμα 4: Επιλογή του χώρου

Ο χώρος καθορίζει το κλίμα ολόκληρου του σεμιναρίου. Πρώτα απ’ όλα, πρέπει να πληροί συγκεκριμένα κριτήρια:

• Η πραγματική χωρητικότητα, ανάλογα με τη επιθυμητή διάταξη: μια αίθουσα σχεδιασμένη για 100 άτομα σε διάταξη θεάτρου φιλοξενεί πολύ λιγότερα άτομα όταν διαμορφώνεται σε ομάδες εργασίας.
• Η ευελιξία, για τη μετάβαση από την ολομέλεια σε εργαστήρια μικρών ομάδων.
• Η πρόσβαση, από το σιδηροδρομικό σταθμό, το αεροδρόμιο ή τους κύριους οδικούς άξονες, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με περιορισμένη κινητικότητα.
• Ο εξοπλισμός: αξιόπιστη σύνδεση στο διαδίκτυο, προβολέας, ηχητική εγκατάσταση, εξοπλισμός τηλεδιάσκεψης.
• Διαμονή στις εγκαταστάσεις για ένα σεμινάριο με διαμονή, καθώς και εξωτερικοί χώροι για να πάρει κανείς μια ανάσα ανάμεσα στις συνεδρίες.

Στη Γαλλία ή στο εξωτερικό;

Ένα σεμινάριο στη Γαλλία παραμένει η φυσική επιλογή για μία ή δύο ημέρες, καθώς η διάρκεια του ταξιδιού είναι σύντομη. Το σεμινάριο στο εξωτερικό έχει διαφορετικό χαρακτήρα, υπό την προϋπόθεση ότι αποδέχεται κανείς τις απαιτήσεις του.

Και γιατί όχι η Κέρκυρα;

‍

Σε απόσταση περίπου 2 ωρών και 45 λεπτών με απευθείας πτήση από το Παρίσι, η Κέρκυρα συνδυάζει όλα όσα περιμένει κανείς από ένα σεμινάριο στη Μεσόγειο: μια παλιά πόλη που έχει ανακηρυχθεί Μνημείο Παγκόσμιας Κληρονομιάς της UNESCO, τη θάλασσα και το βουνό σε απόσταση λίγων λεπτών το ένα από το άλλο, καθώς και πολυτελή ξενοδοχεία εξοπλισμένα για να φιλοξενούν ομάδες. Για να μάθετε τι οργανώνουμε εκεί, επισκεφθείτε τη σελίδα μας αφιερωμένη στα εταιρικά σεμινάρια στην Κέρκυρα.

Βήμα 5: κατάρτιση του καταλόγου των συμμετεχόντων

Ποιοι πρέπει να συμμετέχουν για να επιτευχθούν οι στόχοι; Όλη η ομάδα, μόνο οι διευθυντές, μια ομάδα έργου ή ένας συνδυασμός συνεργατών και εταίρων; Η απάντηση προκύπτει άμεσα από το βήμα 1.

Στη συνέχεια, συγκεντρώστε τις πληροφορίες σε έναν ενιαίο πίνακα παρακολούθησης. Στείλτε τις προσκλήσεις έξι έως οκτώ εβδομάδες πριν από ένα σεμινάριο διάρκειας αρκετών ημερών, ορίζοντας μια προθεσμία απάντησης, και στη συνέχεια προγραμματίστε υπενθυμίσεις.

Βήμα 6: Δημιουργία ενός ισορροπημένου προγράμματος

Η κλασική παγίδα είναι να γεμίζουμε κάθε ώρα με συνεδρίες εργασίας. Ένα καλό πρόγραμμα εναλλάσσει τέσσερις τύπους δραστηριοτήτων: την οργανωμένη εργασία, τις ομαδικές δραστηριότητες, τις ανεπίσημες στιγμές (γεύματα, διαλείμματα, βραδινές εκδηλώσεις) και μερικές στιγμές ατομικής ανάπαυλας. Οι ανεπίσημες συζητήσεις έχουν την ίδια σημασία με τις συνεδρίες στην αίθουσα: συχνά εκεί δημιουργούνται οι δεσμοί και κυκλοφορούν οι ιδέες.

Prévoyez une vraie pause environ toutes les 90 minutes, variez les formats (plénière, ateliers en petits groupes, restitutions) et gardez les sujets les plus exigeants pour les matinées. Pour choisir le format et l'activité selon votre objectif, voyez nos idées de séminaire d'entreprise.

Sur trois jours à l'étranger, le programme dépend d'abord de la part de travail que vous voulez garder. Trois schémas reviennent :

• une séquence de travail chaque matin et une activité l'après-midi, pour un séminaire de travail ou de stratégie ;
• une plénière le jour de l'arrivée, puis deux journées d'expériences, quand un grand groupe se réunit d'abord autour d'un message commun ;
• aucune séance de travail et trois jours d'expériences : c'est le format de l'incentive, qui récompense plus qu'il ne fait travailler.

Les deux derniers viennent de programmes que nous avons construits ; un exemple détaillé figure dans nos idées de séminaire.

Επιλογή δραστηριοτήτων

Οι δραστηριότητες πρέπει να εξυπηρετούν τους στόχους και να παραμένουν προσβάσιμες σε όλους τους συμμετέχοντες. Ένα παιχνίδι ανίχνευσης ενθαρρύνει τη συνεργασία: στην Κέρκυρα, το κυνήγι θησαυρού μας στην παλιά πόλη δίνει την ευκαιρία να ανακαλύψετε την πολιτιστική κληρονομιά ως ομάδα. Ένα κοινό γεύμα σε έναν ασυνήθιστο χώρο, όπως το δείπνο με μεζέδες σε έναν ελαιώνα, δημιουργεί κοινές αναμνήσεις. Μια μέρα στη θάλασσα ή μια πεζοπορία κατά μήκος της ακτής, είτε με βόλτα με καταμαράν είτε με την «Πεζοπορία Απόδρασης», προσφέρει μια πραγματική απόδραση από την καθημερινότητα. Και για μια αξέχαστη βραδιά, ένα γκαλά δείπνο στην παραλία, όπως το «Gala Wild Feast».

Τρεις μορφές που λειτουργούν ιδιαίτερα καλά σε ομάδες:

Μετά από κάθε δραστηριότητα, μια σύντομη συζήτηση επιτρέπει τη σύνδεση με τους στόχους του σεμιναρίου.

Βήμα 7: οργάνωση της εφοδιαστικής αλυσίδας

Οι μεταφορές

Στη Γαλλία, προτιμήστε ένα μέρος κοντά σε σιδηροδρομικό σταθμό ή σε κύριο οδικό άξονα και εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης των μέσων μαζικής μεταφοράς, ώστε να εξασφαλιστεί η ομαδική άφιξη. Στο εξωτερικό, οι πτήσεις πρέπει να κλείνονται όσο το δυνατόν νωρίτερα, ενώ οι μετακινήσεις επί τόπου (αεροδρόμιο, ξενοδοχείο, δραστηριότητες) πρέπει να συντονίζονται με έναν τοπικό πάροχο υπηρεσιών, ώστε κανείς να μην χρειαστεί να οδηγήσει.

L'arrivée et le départ

Avec un vol du matin, le rendez-vous à l'aéroport tombe deux heures avant le décollage : le réveil est matinal, tenez-en compte dans le rythme du premier jour. À Corfou, le vol reste intra-européen : pas de douane, et 15 à 30 minutes suffisent entre l'atterrissage et la sortie. Nous accueillons le groupe juste après la récupération des bagages, avec un panneau au nom de l'entreprise.

Les chambres ne sont souvent prêtes qu'en milieu d'après-midi : prévoyez un déjeuner et une première visite avant l'installation à l'hôtel. Le dernier jour, avec un vol en fin de matinée, le programme s'arrête au petit-déjeuner. Il est une heure de plus à Corfou qu'à Paris, et les lignes directes varient selon la saison : notre article sur le vol Paris-Corfou détaille les liaisons.

Pour un grand groupe, les transferts se font en autocars de 50 places, en plusieurs rotations, et notre équipe d'accueil francophone accompagne chaque étape : aéroport, arrivée à l'hôtel, transferts, repas et réunions.

Η διαμονή

Για ένα σεμινάριο με διαμονή, ένας χώρος που συνδυάζει διαμονή και χώρους εργασίας απλοποιεί τη διοργάνωση και ενισχύει τις ανεπίσημες επαφές. Επιλέξτε τον ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας και το επίπεδο υπηρεσιών που επιθυμείτε· στην Κέρκυρα, τα ξενοδοχεία και οι βίλες με τα οποία συνεργαζόμαστε καλύπτουν όλες αυτές τις διαφορετικές ανάγκες.

Η αναστήλωση

Καταγράψτε τις διατροφικές συνήθειες και τις τροφικές δυσανεξίες κατά την εγγραφή και κοινοποιήστε τις σε κάθε πάροχο υπηρεσιών. Προσφέρετε συστηματικά μια χορτοφαγική επιλογή και μετατρέψτε τα γεύματα σε πραγματικές ευκαιρίες για συνομιλία: ένα γεύμα σε τραπέζι ευνοεί περισσότερο τη συζήτηση από ένα μπουφέ όπου οι καλεσμένοι στέκονται όρθιοι.

Ο εξοπλισμός

Faites préciser dans le devis le matériel de la salle : écran et vidéoprojecteur, sonorisation avec micros cravate et micros à main, écrans relais dans les grandes salles, paperboard. Testez les équipements en amont, identifiez un contact technique sur place et prévoyez une solution de repli en cas de panne. Pour un format hybride, la qualité de la connexion et du son conditionne l'engagement des participants à distance.

Βήμα 8: Επικοινωνία πριν και κατά τη διάρκεια του σεμιναρίου

Η πρόσκληση πρέπει να περιλαμβάνει τα βασικά στοιχεία: ημερομηνίες και ώρες, τόπος, στόχοι, πρόγραμμα, στοιχεία επικοινωνίας του διοργανωτή και προθεσμία απάντησης. Τις εβδομάδες που προηγούνται, στείλτε τις πρακτικές πληροφορίες (ενδυμασία, καιρός, δρομολόγια μεταφορών) και, στη συνέχεια, μια τελευταία υπενθύμιση την παραμονή της αναχώρησης.

Στον χώρο της εκδήλωσης, ορίστε έναν μοναδικό υπεύθυνο επικοινωνίας με τον οποίο θα είναι εύκολο να επικοινωνήσει κανείς και παραδώστε σε όλους ένα ενημερωτικό δελτίο με το πρόγραμμα, τους χώρους και τις χρήσιμες επαφές. Μια ειδική ομάδα σε εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων επιτρέπει την ανταλλαγή πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο σχετικά με αλλαγές στο πρόγραμμα ή πρακτικές πληροφορίες.

Pour un séminaire à l'étranger, cette feuille de route devient un carnet de voyage, remis avant le départ. Celui que nous préparons pour nos groupes reprend ces rubriques :

Βήμα 9: Παρακολούθηση μετά το σεμινάριο

Αυτό είναι το στάδιο που παραμελείται πιο συχνά, και όμως είναι αυτό που μετατρέπει την εκδήλωση σε αποτελέσματα. Τις επόμενες ημέρες, στείλτε ένα σύντομο ερωτηματολόγιο ικανοποίησης: οι απαντήσεις είναι περισσότερες και πιο ακριβείς όταν η ανάμνηση είναι ακόμα φρέσκια. Στη συνέχεια, διανείμετε μια αναφορά που να περιλαμβάνει τις αποφάσεις που ελήφθησαν, με έναν υπεύθυνο και μια προθεσμία για κάθε μία.

Τέλος, ορίστε μια ημερομηνία αξιολόγησης σε περίπου τρεις μήνες για να μετρήσετε τι έχει υλοποιηθεί, βασιζόμενοι στους δείκτες που καθορίστηκαν στο στάδιο 1. Αυτό είναι που επιτρέπει την αντικειμενική αξιολόγηση της επιτυχίας του σεμιναρίου και την προετοιμασία του επόμενου.

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη διοργάνωση ενός σεμιναρίου

Προετοιμάστε το σεμινάριό σας με Kerkyra

Η Constance και ο Michaël, που διαμένουν μόνιμα στην Κέρκυρα, συνοδεύουν τις επιχειρήσεις σε κάθε στάδιο: πρόγραμμα, διαμονή, δραστηριότητες, μετακινήσεις και συντονισμός επί τόπου. Όλα ξεκινούν με μια συνομιλία 20 λεπτών για να καθορίσουμε τα πλαίσια του έργου σας, ακολουθούμενη από ένα εξατομικευμένο προσφορά εντός 48 ωρών. Ανακαλύψτε τα εταιρικά σεμινάριά μας στην Κέρκυρα.